Esta pregunta tiene que ver con lo que fue el nacimiento de la facturacion electrónica, su génesis.
Por lo que antes de responder la pregunta hagamos algo de historia.
Se dio hace mas de 30 años que en Alemania las companias que fabricaban automoviles tenían problemas para surtir sus lineas de ensamblado.
Así que se les ocurrió automatizar sus pedidos, creando un protocolo de intercambio de información. El que en la actualidad maneja la empresa GS1.
¿De que se trataba?
Cada vez que se necesitaba comprar algún articulo a sus proveedores se enviaba una solicitud de compra que generaba una oblación de comprar la mercadería, como un remito o guia de despacho.
Hoy por hoy este sistema es utilizado en el Uruguay por los supermercados (retail) para mantener sus góndolas surtidas.
¿Podemos decir que este pedido tiene validez de factura o documento tributario electrónico?
La respuesta categórica es Negativa, es solo un pedido.
Que tendrá sus respectivas obligaciones civiles reguladas en el Código General del Proceso.
No se le da una validez legal en el ámbito tributario a dicho archivo.
Por lo menos en los países de los cuales conozco reglamentacion.
A diferencia de lo que ocurrira con los Documentos Tributarios Electrónicos en los cuales hay reglamentación por parte de las entidades tributarias que regulan su emisión.
Estando este documento protegido por una firma digital que nos garantiza que este documento no fue adulterado.
Retomando el camino, los anales de la documentacion tributaria electrónica la encontramos en las empresas privadas, grandes impulsoras de agilitar sus procesos.
Ahora que paso.
Diez años después de dicha implementación en la industria automotriz surgen los certificados digitales que son los que nos garantizan que un documento no fue adulterado y a los empresarios se les ocurre que pueden utilizar este medio para agilitar sus procesos, igual que lo que ya habia ocurrido en la industria automotriz, pero esta vez para todas las empresas. Por lo que impulsan a sus gobiernos a que tomen cartas en en el tema y regulen.
Producto de lo cual como derivada nos encontramos que la factura electrónica es el documento con firma digital mas amplio o difundido en el mundo siendo que la firma digital sirve para dar certeza sobre cualquier tipo de documento. (La pesadilla de todo escribano o notario)
Prosiguiendo con la linea de tiempo.
Chile en el año 2000 toma el modelo de facturacion electrónica que implemento España.
Ahora los españoles lleva van mas de 10 años a dicho minuto y no lo gravan masificarlo.
Siendo que realmente agiliza las relaciones comerciales y la certeza de las transacciones.
En Chile en dicho año se comenzo invitando a los grandes contribuyentes a que participen en un proyecto piloto y obviamente a que programaran. Este primer intento fue un verdadero fracaso.
Segundo llamado del SII (entidad tributaria chilena) año 2001, en esta ocasión se llama a las empresas tecnologicas a que creen programas para dar solución al deseo de impulsar la facturacion electrónica.
Debemos destacar que dicho deseo estaba impulsado pura y exclusivamente por aumentar los niveles de recaudación y disminuir la evacion.
En dicha oportunidad el proyecto fue todo un éxito.
Siendo que en Chile no existe o existirá la obligatoriedad y que es la propia fuerza del mercado como los grandes beneficios que tiene ser facturador electrónico los que impulsan a que al día de hoy mas del 70% de las transacciones en Chile sean electrónicas.
Respondiendo la pregunta planteada al comienzo.
¿Cuales son las ventajas de este sistema, la factura electronica sobre su homologo análogo?
Primero descartemos las ventajas para el fisco ya que son obias y no son las que les interesan a los empresarios. Mas que evitar la competencia desleal.
¿Cuando necesitamos facturas que hacemos?
1.Generalment. enviamos al cadete de la empresa a que las solicite a la entidad tributaria para lo que perderá por lo menos media mañana
2.Con la autorización de la entidad tributaria ira a una imprenta la que le cobrara dependiendo de la calidad de la facturas y la cantidad de colores.
3.Las facturas son enviadas o retiradas para hacerlas llegar a la empresa. También existe el elemento tiempo que se pierde mientras que se esperan las facturas.
4.Una vez allí tendremos que disponer de alguien que las genere o por sobre todo que controle su adecuada emisión.
5.Luego enviaremos la factura por correo al cliente, sea por correo privado o disponiendo nuevamente un cadete.
6.Una vez recibido esta factura deberá ser ingresada a los libros del receptor.
7. El emisor guardara una copia de la misma en una bodega por el periodo legal lo cual son 5 años pero no lo hara solo por ese tiempo sino que agregara 5 años mas que en caso de recalculo por evasion la entidad tributaria puede estudiar ya que de no contar con la documentacion operara un re calculo ficto de la deuda.
8. El receptor tambien guardara las facturas recibidas como emitidas por 5 años lo que es la obligacion de guardar, mas 5 años mas para evitar problemas en caso de que se detecte algun problema contable (evasión).
Se debe recordar que en el punto 7 y 8 debe existir el envío a las bodegas lo que también se suma.
Estudios nos dicen que la vida de una factura tiene un costo de 1,5 U$S por 5 años de vida a diferencia de una factura electrónica que cuesta 6 veces menos como mínimo.
A primera vista se ve interesante para considerar.
Y para aquellos que dudan si se elimina el papel les diremos.
El papel se elimina cuando el receptor y el emisor son electrónicos de lo contrario existirá un soporte en papel, pero el mismo bastara con una hoja A4 de la cual no se deberá mantener un respaldo físico ya que bastara con el virtual.
Todas las copias de dicha factura electrónica serán originales desapareciendo la cantidad de vías que se mantienen hoy.
